Digitalização: é necessário garantir segurança jurídica no processo de transformação digital da companhia

A sua empresa realiza ou já realizou a digitalização de documentos? A pergunta que poucos fazem é: essa digitalização foi realizada da forma correta?

A digitalização documental é uma importante ferramenta para modernização e eficiência operacional. Entre seus benefícios estão a redução de custos com armazenamento físico, otimização de espaços, maior agilidade na localização de informações, facilidade de compartilhamento e gestão documental, além da mitigação de riscos associados ao acervo físico, como perdas, deterioração, extravio, incêndios e outros eventos que podem comprometer a disponibilidade das informações.

Entretanto, muitas organizações acreditam que basta escanear um documento para que ele automaticamente adquira validade jurídica e permita o descarte do original em papel. Ocorre que a realidade é diferente: nem toda digitalização possui valor jurídico.

Para que um documento digital possa efetivamente substituir o documento físico, é necessário observar requisitos legais e técnicos específicos previstos no Decreto nº 10.278/2020, devendo ser observados critérios de segurança essenciais como autenticidade, integridade, rastreabilidade e assinatura digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil. O referido Decreto também estabelece padrões técnicos mínimos como resolução, cor e formato do arquivo, bem como metadados mínimos exigidos.

Dessa forma, armazenar arquivos com esses requisitos são fundamentais para assegurar que o documento digitalizado mantenha sua confiabilidade, integridade e valor probatório ao longo do tempo.

Além disso, determinadas categorias documentais exigem cuidados adicionais. É o caso, por exemplo, dos prontuários médicos e documentos relacionados à saúde, cuja digitalização deve observar integralmente os requisitos da Lei nº 13.787/2018, além de normas complementares aplicáveis ao setor.

A ausência de controles adequados pode gerar consequências relevantes, como:

• documentos sem valor probatório;
• riscos regulatórios; e
• fragilidades em processos judiciais.

Por isso, antes de eliminar caixas, liberar espaço físico e migrar definitivamente para o ambiente digital, é importante avaliar se o processo adotado atende aos critérios necessários para garantir segurança jurídica à companhia.

Nós, do Peck Advogados, auxiliamos empresas na governança corporativa, com análise e adequação de processos de digitalização documental, avaliando requisitos legais, controles operacionais, tabelas de temporalidade e conformidade regulatória, para que a transformação digital ocorra com a maior segurança jurídica possível e mitigação de riscos.

Para mais informações ou para agendar uma conversa com nossos especialistas, entre em contato pelo e-mail contato@peckadv.com.br.

Elaborado por: Dra. Graziella Rosa, Gestora do Consultivo Digital; Dra. Bianca Melo e Dra. Sofia Diniz, Advogadas do Consultivo Digital.

AUTOR

• Bianca Melo
• Sofia Diniz
• Graziella Rosa